Digitaler Wandel beim Mieterverein: Beratungsangebote werden neu strukturiert

Während sich die Situation auf dem Hamburger Wohnungsmarkt weiter zuspitzt, suchen immer mehr Mieterinnen und Mieter Rat und Hilfe beim Mieterverein. Die Rechtsberaterinnen und -berater prüfen unter Hochdruck Mieterhöhungen auf ihre Berechtigung, kontrollieren Betriebs- und Heizkostenabrechnungen, helfen Wohnungsmängel anzuzeigen und beraten bei allen Themen rund um das Mietverhältnis. Jeden Monat treten hunderte Neumitglieder bei, fast immer sind die Probleme drängend, müssen Fristen eingehalten oder unter Zeitdruck Lösungen gefunden werden. Den Mieterverein und seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellt das vor große Herausforderungen. Um neuen und auch langjährigen Mitgliedern schnellstmöglich und bestmöglich helfen zu können, hat der Mieterverein deshalb seine Beratungsabläufe in den vergangenen Jahren weitgehend digitalisiert und geht dabei nun einen weiteren Schritt.

Die Beratungspraxis wird grundlegend neu strukturiert. Ein zentrales Element der Umstellung ist die Abkehr von der Kommunikation per E-Mail. Ab dem 1. November erfolgt die gesamte Kommunikation über den Mitgliederbereich auf mieterverein-hamburg.de. Mitglieder können ihre Anliegen dann nicht mehr per E-Mail an den Mieterverein richten. Wer noch keinen Zugang zum Mitgliederbereich hat, kann diesen schnell und einfach einrichten. Über „Mein Mieterverein“ können alle Arten von Anfragen gestartet und über die integrierte Nachrichten-Funktion direkt mit allen Beratungs- und Verwaltungsmitarbeitern kommuniziert werden. Eine Kurzanleitung finden Sie hier.

„Dadurch wird der gesamte Kommunikationsprozess zentralisiert und unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden entscheidend entlastet“, erläutert Dr. Rolf Bosse, Vorsitzender des Mietervereins zu Hamburg. „Helfen Sie uns, Ihnen zu helfen, und nutzen Sie schon jetzt nur noch unseren Mitgliederbereich für die digitale Kommunikation!“, lautet sein dringender Appell.

Das neue System bietet mehrere Vorteile. Zum einen ermöglicht es eine strukturierte und nachvollziehbare Kommunikation, bei der alle relevanten Informationen und Gespräche zu einem bestimmten Anliegen an einem Ort gebündelt werden. Das erleichtert nicht nur den Mitgliedern die Übersicht, sondern auch den Mitarbeitern des Vereins, die auf diese Weise gezielter auf Anfragen reagieren können. Zum anderen beschleunigt es den Austausch und sorgt für eine effizientere Bearbeitung der Anliegen, da langwierige E-Mail-Ketten und mögliche Missverständnisse vermieden werden. Damit wird das gesamte Prozedere für Mitglieder übersichtlicher. Grundsätzlich sollen zwischen dem Starten einer neuen Beratungsanfrage und der Rückmeldung des Mietervereins nicht mehr als zwei Werktage liegen.

Für Anfragen, die weder die Beratung noch die Mitgliedschaft betreffen, bleibt das Kontaktformular auf der Website des Mietervereins als alternativer Kommunikationsweg erhalten. Dieser Kanal ist jedoch strikt auf solche speziellen Anliegen beschränkt. Sollte dennoch ein Anliegen eingereicht werden, das in den Bereich der Beratung oder Mitgliedschaft fällt, wird der Absender auf das Mitgliederportal verwiesen, und die Anfrage wird an dieser Stelle nicht weiterbearbeitet. Dies dient dazu, die Kommunikation klar zu strukturieren und Missverständnisse zu vermeiden.

Eine weitere bedeutende Neuerung betrifft die Vergabe von Beratungsterminen. Zukünftig sollen Termine nur noch nach Vorprüfung des Anliegens durch die Rechtsabteilung vergeben werden. Dies ist möglich, da Mitglieder beim Starten einer neuen Beratungsanfrage den Sachverhalt bereits online schildern und Unterlagen hochladen, die von den Beraterinnen und Beratern geprüft werden. So kann durch die Vorqualifizierung eine erste Einschätzung oder Lösung des Problems erfolgen und das Mitglied bekommt eine nach den Bedürfnissen des Anliegens passgenaue Rückmeldung: per Nachrichten-Funktion, telefonisch oder im Rahmen eines Beratungstermins vor Ort. Die Rechtsberatung und auch die Verwaltung bleiben natürlich weiter für Rückfragen telefonisch erreichbar.

Diese Vorgehensweise hat mehrere Vorteile: Sie ermöglicht eine gezieltere Vergabe von Terminen, sodass sämtliche Fälle schneller bearbeitet werden können. Gleichzeitig werden die Ressourcen des Vereins zielgerichtet genutzt. Mitglieder profitieren davon, dass sie schneller eine Rückmeldung erhalten und in dringenden Fällen zügig Unterstützung finden.

Der Mieterverein sieht in der Digitalisierung seiner Beratungs- und Verwaltungsprozesse eine große Chance, seine Mitglieder noch besser zu unterstützen. Die neuen Kommunikationswege und die Vorqualifizierung von Anfragen sollen sicherstellen, dass alle Anliegen auch in Zeiten hohen Anfrageaufkommens schnell und effizient bearbeitet werden. Gleichzeitig wird mit der Abschaffung der Kommunikation per E-Mail der Verwaltungsaufwand reduziert und die Ressourcen des Vereins werden gezielt eingesetzt.

Für die Mitglieder bedeutet die Umstellung zwar, dass sie sich zunächst einmal an die neuen Abläufe gewöhnen müssen. Im Ergebnis ist die Bedienung des Mieterbereichs aber auch nicht komplizierter als das Schreiben von E-Mails. Das gesamte System ist intuitiv gestaltet und lässt sich auch mobil nutzen. Langfristig verspricht die Umstellung eine deutliche Verbesserung der Beratungsabläufe und eine Vereinfachung der Kommunikation mit dem Mieterverein. Insbesondere für Mitglieder, die regelmäßig Unterstützung benötigen, bietet der Mitgliederbereich eine komfortable Plattform, auf der sie den Stand ihrer Anfragen einsehen und direkt mit dem Verein in Kontakt treten können. Davon unabhängig gilt: Wer bisher analoge Wege genutzt hat, um die Rechtsabteilung oder Verwaltung des Mietervereins zu kontaktieren, kann dies natürlich weiter tun. Niemand muss die digitalen Angebote nutzen. Der Mieterverein bleibt weiter persönlich, telefonisch und per Post erreichbar.

In einer zunehmend digitalen Welt ist dieser Schritt des Mietervereins konsequent und zukunftsweisend. Die Neuerungen tragen dazu bei, den Verein moderner, effizienter und zugänglicher zu machen – und damit letztlich den Mitgliedern einen noch besseren Service zu bieten.