Betriebskosten­­

Bevor Sie Nachzahlungen aus einer Nebenkostenabrechnung leisten sollten Sie sich vergewissern, dass diese tatsächlich geschuldet werden. Um die Abrechnung zu prüfen, muss Ihnen  die Vermieterseite eine angemessene Frist einräumen. Sollen Sie eine Nachzahlung also innerhalb weniger Tage ausgleichen nehmen Sie Kontakt auf und legen Sie dar, dass Ihnen aufgrund Ihrer Prüfrechte zunächst einmal ein Zurückbehaltungsrecht zusteht. Dieses besteht, bis alle Ihre Fragen zur Abrechnung beantwortet sind. Es kommt also darauf an, dass Sie zeitnah Einwendungen gegen die Umlagefähigkeit einzelner Positionen vorbringen. Hierbei sollten Sie auf die Unterstützung des Mietervereins zurückgreifen.

Von den Gerichten anerkannt ist, dass Mieter:innen das Recht haben, Nachzahlungen nicht zu leisten und unter Umständen sogar laufenden Vorauszahlungen zurückzubehalten, wenn die Vermieterseite trotz Aufforderung, Fragen zu beantworten und Belege vorzulegen, an der Klärung von Einwendungen nicht mitwirkt. Umfang und Dauer der Zurückbehaltungsrechte ist individuell festzulegen und muss im Rahmen der mietrechtlichen Beratung durch den Mieterverein geklärt werden.

Eine Nebenkostenabrechnung ist nicht schon deswegen fehlerhaft, weil sie mit einer Nachzahlung für die Mieterseite endet. Auf der anderen Seite ergibt sich aus einem Guthaben auch nicht, dass die Abrechnung korrekt ist. Weicht das Abrechnungsergebnisses der aktuellen Abrechnung aber deutlich von dem der Vorjahre ab, ist dies zumindest ein Anhaltspunkt dafür, dass ein genauer Blick auf die einzelnen Positionen sinnvoll ist.

Mietvertraglich kann vereinbart werden, dass Nebenkosten mittels einer Pauschalzahlung monatlich abgegolten werden. Bei Heiz- und Warmwasserkosten schreibt das Gesetz bis auf wenige Ausnahmen allerdings vor, dass die Vermieterseite über die tatsächlichen Kosten abrechnet. Auch bei den anderen Betriebskostenarten ist es üblich, dass abgerechnet wird. In diesen Fällen zahlen Mieter:innen monatliche Vorauszahlungsbeträge, die im Rahmen der Abrechnung berücksichtigt werden müssen.

Welche Kosten, die der Vermieterseite bei der Bewirtschaftung einer Mietwohnung entstehen, als Betriebskosten umgelegt werden dürfen und welche aus der Nettomiete bezahlt werden müssen, regelt die Betriebskostenverordnung. Darin sind 16 Positionen ausdrücklich benannt sowie „sonstige Betriebskosten“, die allerdings im konkreten Mietvertrag ausdrücklich benannt werden müssen, um umlagefähig zu sein. Die erste Frage bei der Prüfung einer Nebenkostenabrechnung ist, ob die dargestellten Kosten tatsächlich als Betriebskosten umlagefähig sind.

Sind Kosten, die der Vermieterseite bei der Bewirtschaftung einer Mietwohnung entstehen, als Betriebskosten umlagefähig, kommt es darauf an, dass ihre Höhe in einem angemessenen Verhältnis zu erbrachten Leistung steht. Der Wirtschaftlichkeitsgrundsatz bestimmt, dass die Vermieterseite unangemessene Kosten selbst tragen muss. Ob dieses Gebot der Wirtschaftlichkeit eingehalten wurde, ist ein Schwerpunkt der Prüfung, die durch die Rechtsabteilung des Mietervereins erledigt wird.

Eine Orientierung, wie hoch Betriebskosten sein dürfen, liefert der vom Deutschen Mieterbund herausgegebene Betriebskostenspiegel. Dort werden zahlreiche Nebenkostenabrechnungen ausgewertet und es werden durchschnittliche Beträge für die einzelnen Abrechnungspositionen in Euro pro Quadratmeter Wohnfläche dargestellt. Überschreiten einzelne Nebenkostenpositionen die Durchschnittswerte des Betriebskostenspiegels, ohne dass hierfür ein plausibler Grund erkennbar ist, lohnt die weitere Auseinandersetzung mit dieser Position im Rahmen einer Belegeinsicht.

Über die Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Dabei hat die Vermieterseite ein Jahr Zeit, die Abrechnung zu erstellen. Orientiert sich der Abrechnungszeitraum also am Kalenderjahr, ist die Abrechnung der Mieterseite bis zum 31 Dezember des darauf folgenden Jahres zu übermitteln. Wird die Abrechnungsfrist nicht eingehalten, könne Nachzahlungsbeträge nicht mehr geltend gemacht werden. Der Anspruch auf Erteilung der Abrechnung und Auszahlung eines Guthabens besteht allerdings fort und ihm kann beispielsweise durch Einbehalt laufender Vorauszahlungen Nachdruck verliehen werden.

Ab dem Zugang der Nebenkostenabrechnung bei der Mieterseite läuft dort eine Frist für die Prüfung und Geltendmachung von Einwendungen von einem Jahr. Wird eine Nachzahlung beglichen, hat dies keinen Einfluss auf die Einwendungsfrist.

Über die Betriebskosten ist jährlich abzurechnen. Der Abrechnungszeitraum darf nicht verkürzt oder verlängert werden. Nur wenn die Vermieterseite den Abrechnungszeitraum umstellen möchte, z.B.  auf das Kalenderjahr, oder wenn ein Neubau im Laufe eines Jahres bezogen wird, darf eine Abrechnung ausnahmsweise über einen kürzeren Zeitraum erstellt werden.

Nicht immer bewohnen Mieter:innen die Wohnung während des gesamten Abrechnungszeitraums. Ein- oder Auszüge machen es erforderlich, die Nebenkostenabrechnung entsprechend dem Nutzungszeitraum der jeweiligen Mietpartei zu erstellen. Dabei sind die Kosten in der Regel entsprechend dem Anteil der Monate oder Tage zu verteilen, die die jeweilige Mietpartei in der Wohnung gewohnt hat.

Besteht Anlass zur Annahme, eine Nebenkostenpositionen könnte ganz oder teilweise nicht umlagefähig sein, müssen die Mieter:innen dies klären, indem die Belege zu der Position eingesehen werden. Dabei handelt es sich in der Regel um Verträge, Leistungsbechreibungen, Rechnungen, Tätigkeitsnachweise und Zahlungsbelege sowie um Gebührenbescheide  und Grundbescheide bei öffentlichen Abgaben. Belege müssen am Ort der Verwaltung der Vermieterseite eingesehen werden, wenn deren Sitz in derselben Gemeinde ist wie die Mietwohnung. Andernfalls muss die Vermieterseite die Belege am Ort der Mietwohnung zur Verfügung stellen oder Fotokopien auf eigene Kosten übermitteln. Im Zeitalter der Digitalisierung stellen viele Hausverwaltungen Belege digital zur Verfügung. Alternativ können Mieter:innen am Ort der Verwaltung die Belege einsehen und mit dem Smartphone einscannen für die spätere Prüfung durch den Mieterverein. Die Übersendung von Fotokopien können Verwaltungen davon abhängig machen, dass die Mieter: Innen die Kosten hierfür übernehmen. Dabei dürfen in der Regel 0,26 € je Fotokopie verlangt werden.

Nebenkosten sind unter allen Mietparteien einer Liegenschaft zu verteilen.  Die Verteilung erfolgt standardmäßig nach der Wohnfläche oder nach Verbrauch. Andere Verteilerschlüssel können mietvertraglich vereinbart werden, wobei Heiz- und Warmwasserkosten zwingend zum Teil nach der Wohnfläche und zum Teil nach dem individuellen Verbrauch der Mieter:innen verteilt werden müssen. In jedem Fall muss der Verteilerschlüssel nachvollziehbar sein. Zweifel an der Zulässigkeit eines Verteilerschlüssels können im Rahmen der mietrechtlichen Beratung durch den Mieterverein geklärt werden.

Wenn eine Liegenschaft nicht einheitlich genutzt wird, weil z.B. neben den Wohnungen auch eine Tiefgarage oder ein Einkaufszentrum vorhanden sind, müssen Betriebskosten entsprechend der Verursachung verteilt werden. Wird diese Vorverteilung unterlassen und ergeben sich hieraus höhere Kosten für die Mieter:innen, können sie eine Korrektur der Abrechnung verlangen.